Как обновить данные в PowerPoint из Excel
Презентации в формате PowerPoint являются широко распространенным средством коммуникации и популярным способом визуализации информации. Часто пользователи создают слайды в PowerPoint, чтобы показать данные, которые могут быть представлены в виде таблиц из Excel. Один из недостатков такого подхода — необходимость обновления данных в PowerPoin, если исходные данные изменились. В этой статье мы расскажем, как легко и эффективно обновить данные в PowerPoint из Excel, экономя время и усилия.
Для обновления данных в PowerPoint из Excel доступны различные методы. Один из самых удобных и простых способов — использование функции «Объединить с таблицей» в PowerPoint. Сначала необходимо предварительно подготовить таблицу в Excel, добавив новые данные или изменив существующие. Затем, на слайде PowerPoint, выберите место, где должна быть размещена таблица, и выберите функцию «Объединить с таблицей». После этого, выберите нужный файл Excel и укажите нужный лист и диапазон данных. Нажмите «ОК» и получите актуализированную таблицу в PowerPoint.
Еще один способ обновить данные из Excel в PowerPoint — использовать встроенную функцию «Обновить» в PowerPoint. Для этого, сначала вставьте таблицу из Excel на слайд PowerPoint. Затем, щелкните правой кнопкой мыши на таблице и выберите «Обновить данные». При этом, все изменения, внесенные в исходную таблицу Excel, будут автоматически отражены в таблице в PowerPoint. Этот способ особенно полезен, когда вам необходимо сохранить форматирование таблицы в PowerPoint и обновлять только данные.
Шаг 1: Откройте презентацию в PowerPoint
Первым шагом, чтобы обновить данные в презентации PowerPoint из Excel, необходимо открыть саму презентацию в программе PowerPoint. Для этого выполните следующие действия:
- Запустите программу PowerPoint на своем компьютере.
- В главном меню выберите «Открыть», либо воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + O.
- В открывшемся окне выберите нужную презентацию и нажмите кнопку «Открыть».
Теперь презентация будет открыта в программе PowerPoint и вы будете готовы к следующему шагу обновления данных.
Шаг 2: Выберите слайд, который содержит данные из Excel
После того, как вы открыли PowerPoint презентацию и подключили файл Excel с данными, следующим шагом будет выбор слайда, на который вы хотите вставить обновленные данные из Excel.
Для этого:
- Откройте презентацию в режиме редактирования, если она еще не была открыта.
- Перейдите к слайдам, нажав на кнопку «Обзор слайдов» в правом нижнем углу экрана.
- Выберите нужный слайд, кликнув на его миниатюру в обзоре слайдов.
После выбора слайда вы будете готовы к вставке данных из Excel. Обратите внимание, что для каждого слайда с данными из Excel необходимо повторить процесс обновления данных, если требуется обновление информации на нескольких слайдах.
Шаг 3: Нажмите на вкладку «Вставка» в верхней панели инструментов
После открытия презентации в PowerPoint необходимо найти и нажать на вкладку «Вставка» в верхней панели инструментов. Эта вкладка содержит различные инструменты для вставки и визуального оформления контента в презентации.
Для того чтобы обновить данные из Excel в презентации, нам понадобится инструмент «Таблица». Чтобы его найти, просмотрите раздел «Таблицы» на вкладке «Вставка».
Нажмите на кнопку «Таблица» и вам откроется выпадающее меню с разными вариантами таблиц. Выберите вариант таблицы, который лучше всего соответствует типу данных, которые вы планируете обновить.
После выбора варианта таблицы, вы увидите сетку на слайде презентации, куда можно будет вставить данные из Excel. Можно также выделить область, куда будет вставлены данные, если нужно преобразовать их в таблицу.
Шаг 4: Выберите опцию «Объект»
После того, как вы получите доступ к PowerPoint-презентации, в которую хотите вставить обновленные данные из Excel-таблицы, перейдите на слайд, на котором необходимо выполнить обновление информации.
Далее, выберите объект, который вы хотите обновить. Обычно это график, таблица или диаграмма, которые имеют связь с Excel-таблицей.
Чтобы выделить объект, щелкните на нем. Затем, в верхнем меню, найдите вкладку «Вставка» и щелкните на ней.
В открывшейся панели инструментов выберите опцию «Объект» в разделе «Таблицы». Это позволит вам вставить или обновить Excel-таблицу в PowerPoint-презентации.
После выбора опции «Объект» откроется окно «Вставить объект». Здесь есть несколько вариантов для вставки или обновления данных из Excel в PowerPoint.
Вы можете выбрать «Создать из файла» и указать путь к файлу с обновленными данными Excel. Это использование статического объекта PowerPoint, который не будет обновляться автоматически при изменении данных в Excel.
Чтобы создать связь между Excel-таблицей и PowerPoint-презентацией и следить за ее обновлениями, выберите опцию «Связать с файлом». В окне «Выбор файла» укажите путь к файлу с обновленными данными Excel.
Также, вы можете выбрать опцию «Создать новый» и создать новый Excel-файл на основе текущего шаблона.
Шаг 5: В окне «Объект» выберите вкладку «Создать из файла» и укажите путь к Excel-файлу
После того как вы добавили объект Excel в ваш презентационный слайд, понадобится указать путь к Excel-файлу и выбрать нужный лист для обновления данных.
- Нажмите на добавленный объект Excel, чтобы выделить его.
- Затем щелкните правой кнопкой мыши на выделенном объекте, чтобы открыть контекстное меню.
- В контекстном меню выберите пункт «Объект».
- В открывшемся окне «Объект» выберите вкладку «Создать из файла».
- Нажмите на кнопку «Обзор» и найдите нужный Excel-файл на вашем компьютере.
- После выбора файла, нажмите кнопку «Вставить», чтобы закрыть окно «Объект».
Теперь вы указали путь к Excel-файлу и готовы обновить данные на вашем слайде. В следующем шаге мы узнаем, как обновить данные из Excel в PowerPoint используя созданный объект.
Шаг 6: Установите галочку напротив «Связать с файлом» и нажмите «ОК»
После выбора вкладки «Свойства» откроется соответствующее окно с настройками. В этом окне вы увидите главную опцию «Связать с файлом». Эта опция позволяет установить связь между презентацией PowerPoint и файлом Excel, так что данные будут автоматически обновляться при изменении самого файла Excel.
Для того, чтобы установить связь, установите галочку напротив «Связать с файлом» в этом окне. По умолчанию, галочка стоит, но если она не установлена, поставьте ее самостоятельно. Это очень важно для того, чтобы данные в презентации всегда были актуальными.
После того, как вы установите галочку напротив «Связать с файлом», нажмите кнопку «ОК» для сохранения настроек. Теперь связь между презентацией PowerPoint и файлом Excel установлена, и презентация будет автоматически обновляться при изменении данных в файле Excel.
Важно помнить, что если вы вносите изменения в презентацию после установки связи с файлом Excel, то эти изменения не будут сохранены и при следующем обновлении данных все ваши изменения будут потеряны. Поэтому, если вам необходимо сохранить какие-либо изменения, сделайте это перед установкой связи или после обновления данных.
Вопрос-ответ
Как можно обновить данные в PowerPoint из Excel?
Для обновления данных в PowerPoint из Excel вы можете использовать функцию обновления ссылок. Для этого откройте PowerPoint презентацию, затем выберите вкладку «Данные» и в группе «Редактирование» нажмите на кнопку «Связь». В открывшемся окне выберите файл Excel с нужными данными и нажмите на кнопку «Обновить ссылки». После этого PowerPoint автоматически обновит данные в презентации из Excel файла.
Могу ли я обновлять данные в PowerPoint из нескольких файлов Excel?
Да, вы можете обновить данные в PowerPoint из нескольких файлов Excel. Для этого повторите процедуру обновления ссылок, описанную выше, для каждого отдельного файла Excel, из которого вы хотите обновить данные. Не забудьте сохранить изменения в презентации после обновления ссылок.
Можно ли автоматизировать обновление данных в PowerPoint из Excel?
Да, вы можете автоматизировать обновление данных в PowerPoint из Excel, используя макросы. Макросы — это набор команд и инструкций, которые можно записать и выполнить в PowerPoint. Вы можете создать макрос, который будет обновлять ссылки на данные в Excel автоматически каждый раз при открытии презентации или нажатии на определенную кнопку. Для этого вам потребуется некоторое знание языка программирования VBA (Visual Basic for Applications), который используется в PowerPoint. Если вы не знакомы с VBA, вы можете попробовать найти готовый макрос в Интернете или обратиться к специалистам в области автоматизации задач.