Как создать отчет из MS Project Server
MS Project Server — это мощное программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет компаниям организовать и отслеживать свои проекты в реальном времени. Возможность создания отчетов является одной из основных функций MS Project Server, которая позволяет представить информацию о проектах в удобной и наглядной форме.
В этом подробном руководстве вы узнаете, как создавать отчеты из MS Project Server, начиная с выбора необходимых данных и заканчивая настройкой внешнего вида отчета. Мы рассмотрим основные шаги, которые помогут вам сделать ваш отчет понятным и информативным для всех заинтересованных сторон.
Для начала вам потребуется выбрать нужные данные для отчета. MS Project Server предлагает широкий спектр возможностей для выбора и фильтрации данных по различным параметрам, таким как сроки, ресурсы, статус задач и другие. Выберите те данные, которые наиболее полно отражают состояние проекта и помогут вам принять необходимые решения.
После выбора данных вам необходимо настроить внешний вид отчета. MS Project Server предлагает множество инструментов для форматирования и стилизации данных, включая возможность добавления графиков, диаграмм и других визуальных элементов. Выберите тот стиль и форматирование, которые наилучшим образом подходят для вашего отчета и помогут передать информацию с максимальной ясностью.
Шаг 1: Установка MS Project Server
Перед началом работы с MS Project Server необходимо установить его на сервер. Этот шаг требует некоторых предварительных настроек и подготовки.
- Требования системы: Перед установкой MS Project Server необходимо проверить, соответствует ли ваша система требованиям. MS Project Server поддерживается на операционных системах Windows Server 2012 R2 или более новых версий. Также требуется установленный Microsoft SQL Server 2012 или более новых версий и Microsoft SharePoint Server 2013 или 2016.
- Установка SQL Server: Если на сервере еще не установлен Microsoft SQL Server, его следует установить перед установкой MS Project Server. Установите SQL Server с помощью установщика и следуйте инструкциям по установке.
- Установка SharePoint Server: MS Project Server требует установленного SharePoint Server. Установите SharePoint Server с помощью установщика и следуйте инструкциям по установке. Установите все необходимые компоненты и настройте сайт SharePoint.
- Установка MS Project Server: После успешной установки SQL Server и SharePoint Server переходите к установке MS Project Server. Запустите установщик MS Project Server и следуйте инструкциям по установке. Укажите все необходимые параметры и учетные данные.
После завершения установки вы будете готовы к дальнейшей настройке и использованию MS Project Server.
Шаг 2: Подключение к MS Project Server
Подключение к MS Project Server — важный шаг в создании отчета. Это позволит вам получить доступ к данным, а также обмениваться информацией с вашим проектом.
Для подключения к MS Project Server вам понадобится следующая информация:
- URL сервера: адрес сервера MS Project, к которому вы хотите подключиться.
- Имя пользователя: имя пользователя, которое вы используете для входа в систему MS Project.
- Пароль: пароль пользователя для входа в систему MS Project.
После того как вы получили эту информацию, выполните следующие шаги для подключения к MS Project Server:
- Запустите приложение MS Project Server.
- На главной странице приложения найдите и выберите опцию «Подключиться к серверу».
- В открывшемся окне введите URL сервера, имя пользователя и пароль.
- Нажмите кнопку «Подключиться», чтобы установить соединение.
Если вы правильно ввели данные и у вас есть соединение с сервером, вы увидите список доступных проектов, к которым у вас есть доступ. Вы сможете выбрать нужный проект и начать работу над отчетом.
Подключение к MS Project Server позволяет вам получить доступ к актуальным данным, а также синхронизировать изменения в проекте. Это обеспечивает эффективность и точность в создании отчетов.
Шаг 3: Настройка параметров отчета
После того, как вы определились с типом отчета, перейдите к настройке его параметров. Это позволяет задать специфические условия фильтрации и группировки данных, а также выбрать необходимые поля для отображения.
Чтобы настроить параметры отчета, выполните следующие действия:
- Откройте панель управления отчетами и выберите созданный отчет.
- Нажмите на кнопку «Настроить» или «Изменить параметры».
- В открывшемся окне выберите необходимые параметры:
- Фильтрация данных – установите фильтры для отображения только нужных данных. Например, можно настроить фильтр по определенному проекту или временному интервалу.
- Группировка данных – определите, каким образом данные будут сгруппированы. Например, можно сгруппировать задачи по исполнителям или по статусу.
- Выбор полей – выберите поля, которые будут отображены в отчете. Например, это может быть название задачи, дата начала и дата окончания, статус и т.д.
После того, как вы настроите параметры отчета, сохраните изменения и перейдите к следующему шагу – созданию самого отчета.
Шаг 4: Выбор типа отчета
После того как вы выбрали проект и указали необходимые параметры, необходимо выбрать тип отчета. MS Project Server предлагает несколько вариантов отчетов, которые могут быть полезными для анализа проектной деятельности.
Вот некоторые из наиболее популярных типов отчетов:
- Сводный отчет по проектам: этот тип отчета предоставляет общую информацию о проектах, включая их статус, продолжительность, затраты и ресурсы.
- Отчет по затратам: данный отчет позволяет анализировать затраты по проекту, включая суммарные затраты по задачам, ресурсам и материалам.
- Отчет по ресурсам: этот тип отчета поможет вам оценить загрузку вашей команды ресурсов, а также определить свободные ресурсы.
- Отчет по задачам: данный отчет предоставляет информацию о задачах, их продолжительности, зависимостях и статусе выполнения.
- Ресурсный график: данный отчет позволяет визуализировать загрузку ресурсов и планировать их работы.
Выбор типа отчета зависит от ваших конкретных потребностей и целей анализа проекта. Поэтому рекомендуется внимательно рассмотреть все доступные варианты и выбрать наиболее подходящий для вашего проекта.
После выбора типа отчета вы можете указать дополнительные параметры, такие как временной диапазон, фильтры и сортировку данных. Это поможет уточнить информацию, которую вы хотите увидеть в отчете.
После того как вы задали все необходимые параметры отчета, можно нажать кнопку «Создать отчет» и MS Project Server сгенерирует отчет на основе выбранных параметров.
Шаг 5: Форматирование отчета
После того, как вы создали отчет в MS Project Server, вам следует уделить некоторое время для его форматирования, чтобы он выглядел профессионально и читаемо. В этом разделе мы рассмотрим несколько важных аспектов форматирования отчета.
Выбор цветовой схемы
В MS Project Server есть множество предустановленных цветовых схем, из которых вы можете выбрать подходящую для вашего отчета. Цветовая схема может помочь выделить ключевую информацию и сделать отчет более привлекательным и наглядным. Рекомендуется выбрать цветовую схему, которая соответствует вашей корпоративной идентичности или стандартам оформления.
Разделение на разделы
Чтобы упростить понимание отчета, его можно разделить на разделы. Каждый раздел должен иметь заголовок, который ясно указывает на содержание этого раздела. Вы можете использовать теги и для выделения заголовков и ключевых фраз.
Использование списков
Для представления структурированной информации лучше всего использовать списки. Вы можете использовать теги
- ,
- и
- для создания маркированного или нумерованного списка. Это поможет читателям легко просматривать и понимать информацию.
Таблицы и графики
Для наглядного представления данных можно использовать таблицы и графики. В MS Project Server есть возможность создавать таблицы, которые отображают различные аспекты проекта, такие как список задач, ресурсы и сроки. Вы можете использовать тег
для создания таблицы и добавить стили, чтобы сделать ее более читаемой.
Доброта и точность
Помимо визуального оформления, важно также уделять внимание доброте и точности отчета. Убедитесь, что отчет содержит все необходимые данные и что эти данные корректны. Ошибки или пропуски в отчете могут привести к неправильным выводам и решениям. Также стоит проверить грамматические и орфографические ошибки перед публикацией отчета.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете форматировать отчет в MS Project Server таким образом, чтобы он выглядел профессионально, наглядно и информативно. Это поможет вашим коллегам и заинтересованным сторонам лучше понять текущее состояние проекта и принимать информированные решения.
Шаг 6: Экспорт и сохранение отчета
После того как вы закончили настройку отчета и получили необходимую информацию, вы можете экспортировать и сохранить отчет в нужном формате.
Экспорт в формат Excel
- В меню «Файл» выберите «Сохранить как» или используйте комбинацию клавиш Ctrl + S.
- Выберите путь и имя файла для сохранения отчета.
- В раскрывающемся списке «Тип файла» выберите «Excel» или «CSV» для сохранения в формате таблицы Excel.
- Нажмите кнопку «Сохранить».
Экспорт в формат PDF
- В меню «Файл» выберите «Печать» или используйте комбинацию клавиш Ctrl + P.
- В списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF» или любой другой PDF-принтер.
- Нажмите кнопку «Печать».
- Выберите путь и имя файла для сохранения отчета в формате PDF.
- Нажмите кнопку «Сохранить».
Экспорт в другие форматы
В MS Project Server также есть возможность экспортировать отчеты в другие форматы, такие как Word, PowerPoint, XML и др. Для этого в меню «Файл» выберите «Сохранить как» и выберите нужный формат из раскрывающегося списка «Тип файла». Затем сохраните отчет в выбранном формате, следуя инструкциям на экране.
После экспорта отчета вы можете свободно распечатывать, отправлять или делиться им с коллегами и заинтересованными сторонами.
Вопрос-ответ
